Czym kierować się przy wybieraniu sali konferencyjnej?

 

Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej jest jednym z najważniejszych zadań, przed jakimi stoi osoba odpowiedzialna za zorganizowanie spotkania biznesowego. Warto dobrze się do tego przyłożyć, tym bardziej, że istnieje całe mnóstwo czynników na jakie musimy zwracać tutaj sporo uwagi. Mimo wszystko jednak cały włożony w to wysiłek można potraktować jako doskonałą inwestycję, bowiem udane spotkanie biznesowe zawsze może oznaczać wiele nowych korzyści i możliwości dla danej firmy.

 

Pierwszą rzeczą nad jaką należy dobrze się zastanowić jest lokalizacja sali, w której urządzimy nasze spotkanie. Chyba najbardziej oczywistym wyborem jest tutaj hotel – w profesjonalnych obiektach tego typu często oferowane są takie sale. Rzeczywiście jest to bardzo dobry pomysł; w hotelu mamy od razu dostęp do wielu dodatkowych usług, takich jak siłownia, sauna czy profesjonalny catering. Takie rzeczy mają ogromne znaczenie szczególnie w przypadku, gdy organizujemy nieco dłuższe spotkanie, trwające przynajmniej kilka dni.

Wówczas będziemy mieli pewność, że zaproszeni goście nie będą się nudzili w czasie wolnym od spraw zawodowych i znajdą sobie zajęcia, dzięki którym wywiozą z takiego spotkania jeszcze więcej pozytywnych wspomnień. Warto jednak zadbać o to, aby hotel który wybierzemy znajdował się w odpowiednim miejscu. Najlepiej wybrać coś położonego na uboczu, daleko od wielkich miast, cichego i spokojnego. Równocześnie dojazd do owego "ubocza" powinien być jak najłatwiejszy.


Sama sala musi spełniać wszystkie nasze potrzeby i zapewniać nam możliwość sprawnego i profesjonalnego poprowadzenia całego spotkania. Jej wielkość powinna być rzecz jasna dopasowana do liczby osób, jakiej spodziewamy się na naszej konferencji. Bardzo ważny jest odpowiedni sprzęt multimedialny i nagłośnienie.

Elementy takie jak projektor z wyświetlaczem i kolumny głośnikowe – choć w przypadku małych spotkań te ostatnie nie są konieczne – powinny być absolutnym minimum. Bez tego bardzo często my sami ani zaproszeni przez nas goście nie będą mogli w odpowiedni sposób przeprowadzić swoich prezentacji, zaś całe spotkanie będzie nieudane.